Услуга · Данные и аналитика

Управление данными и справочниками

Отчёты не сходятся не потому, что плохая система, а потому, что один контрагент заведён тремя карточками, а единица измерения у товара то штука, то упаковка. Это лечится не программой, а правилами и ответственными.

Оставить заявку Что входит

Дубли

находим и объединяем

Правила

кто и как заводит

Владелец

у каждого справочника

Контроль

при вводе, а не потом

Что входит

Технические средства помогают, но основа - организационная: у каждого справочника должен быть человек, отвечающий за него.

Обсудить состав

Аудит справочников

Дубли, пустые обязательные поля, разнобой в наименованиях и единицах.

Правила ведения

Как называется позиция, какие поля обязательны, кто имеет право заводить новые.

Объединение дублей

С сохранением связей: документы не должны потерять привязку.

Ответственные

Владелец справочника - конкретный человек, а не отдел.

Контроль при вводе

Проверки, которые не дают завести дубль или пропустить обязательное поле.

Регулярная проверка

Отчёт по качеству: сколько новых дублей, где пустые поля.

Как проходит работа

Аудит - одна-две недели. Наведение порядка зависит от объёма и обычно идёт несколько месяцев поэтапно.

Аудит

Измеряем масштаб: сколько дублей, сколько записей с ошибками.

Правила

Согласуем с теми, кто реально ведёт справочники, а не спускаем сверху.

Чистка

Объединение дублей по приоритету: сначала то, что мешает отчётности.

Контроль

Проверки при вводе и регулярный отчёт по качеству.

Чистка справочников без правил ведения бесполезна. Через полгода дубли появляются снова, потому что менеджеры заводят новую карточку, не найдя старую. Сначала правила и контроль при вводе, потом уборка - иначе работа делается дважды.

Частые вопросы

Почему дубли вообще появляются?

Потому что найти существующую запись сложнее, чем создать новую. Менеджер ищет «ООО Ромашка», не находит из-за кавычек и пробелов, и заводит ещё одну. Лечится нормальным поиском и запретом на создание без проверки.

Можно ли автоматически объединить дубли?

Найти кандидатов - да, автоматически. Объединять лучше с проверкой человеком: похожие названия не всегда означают одно и то же, а неверное объединение испортит историю документов.

Сколько времени это займёт?

Аудит быстро, чистка - в зависимости от объёма. Для справочника контрагентов в несколько тысяч записей это недели работы, но её можно вести параллельно с обычной деятельностью, начиная с активных позиций.

Другие услуги направления

Всё направление

Наведём порядок в данных

Расскажите, где не сходятся отчёты и какие справочники вызывают вопросы. Начнём с аудита масштаба проблемы.

Телефон
+7 (495) 978-63-36

Почта
office@apply.ru

Офис
Москва, Профсоюзная ул., 108

Согласен на обработку персональных данных